Wanneer u op een basismap klikt, verschijnt in het venster naast het dossiernavigatievenster het basisblad. Op het basisblad kunt u gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen. Welke basismappen beschikbaar zijn is afhankelijk van de samenstelling van uw digitale dossier en de autorisaties.
Hier ziet u een voorbeeld van het basisblad Documenten.
Boven aan het basisblad bevind zich een knoppenbalk met verschillende knoppen. Met deze knoppen kunt u documenten op verschillende manieren beheren.
Met behulp van de import functie kunt u bestanden van de harde schijf importeren in een digitaal dossier. Dossier Manager ondersteunt onder andere de volgende bestandstypen, met een maximum van 4MB per bestand:
.DOC / .DOCX |
DOC bestanden (Word documenten) |
PDF bestanden (Adobe) |
|
.JPEG / .GIF / .BMP / .PNG |
Afbeeldingsbestanden |
.XLS / .XLSX |
Excelbestanden |
.TIF |
TIF bestanden |
Hoe te importeren
Stap 1 Document selecteren
|
Klik op de opdrachtknop Importeren.
|
|
Klik op Bladeren en selecteer het bestand dat u wilt importeren.
|
|
Klik op Uploaden om het geselecteerde bestand toe te voegen. |
|
|
Stap
2
U kunt kiezen voor het afsluiten van een activiteit, waarbij een keuze
te maken is tussen een geplande en een niet-geplande activiteit.
Document opslaan als geplande activiteit
Voordat u het document opslaat in het dossier worden de geplande activiteiten getoond. Door in de kolom één geplande activiteiten aan te vinken krijgt deze activiteit bij het opslaan van het document in het dossier de status 'Afgehandeld'.
Indien er geen activiteiten staan gepland wordt een leeg venster getoond. U kunt de opgeslagen activiteiten terugvinden in de basismap activiteiten.
Document opslaan als niet geplande activiteit
Indien u het document opslaat in het dossier als niet geplande activiteit dient u een activiteit te selecteren uit de keuzelijst. Deze zal automatisch worden opgeslagen en worden toegevoegd aan de basismap activiteiten met de status 'Afgehandeld'.
Bij het opslaan van het document dient u verder nog de gegevens van de activiteit in te vullen waarbij de velden 'Omschrijving', 'Uitgevoerd op', 'Om' en 'Duur' verplichte velden zijn.
Klik op 'Opslaan' om het document op te slaan, klik op 'Annuleren' om de handeling te annuleren.
Documenten kunnen gemaild worden met de knop 'E-mail'. Hiervoor is het vereist dat er in het systeeminstellingenscherm e-mailconfiguratie is opgenomen voor het webportaal. Dit kan worden ingesteld door de systeembeheerder via de desktop/client applicatie. Afhankelijk van de rapportage/het document zijn bepaalde emailadressen beschikbaar. ook dit wordt in de DM CLIENT ingesteld door de systeembeheerder.
Wanneer op openen geklikt wordt, wordt het document geopend als preview in Dossier Manager om. Documenten worden niet lokaal gedownload als ze worden geopend. In plaats daarvan verschijnt er een pop-up scherm waarbinnen het document als preview wordt getoond. Documenten kunnen nog wel via e-mail verstuurd worden om ze lokaal te kunnen opslaan.
Alleen in het geval dat het een Word document betreft én het gebruik van DM Office Add-in is toegestaan en geïnstalleerd, wordt het document lokaal geopend.
Klik op de knop Toevoegen en het rapportage selectiescherm wordt geopend. Zie verder 'Rapportage maken'.
Met de knop 'wijzigen' zijn wijzigingen aan te brengen in de naam van het document, het autorisatieniveau en het vereisen vaneen BIG registratie nummer.
De knop 'Verwijderen' verwijdert het geselecteerde document. U krijgt een pop-up om het per ongeluk verwijderen van een document tegen te gaan.
Kies voor 'OK' om het document te verwijderen. Kies 'Annuleren' als u het document wilt behouden.
In het overzichtsscherm staat elk document op een aparte regel.
De icoontjes onder het overzicht kunnen voor de volgende opties gebruikt worden:
Excel: exporteert de overzichtsregels naar Excel
PDF: exporteert de overzichtsregels naar een PDF
Print: print de overzichtsregels
E-mail: opent een scherm van waaruit een e-mail gestuurd kan worden naar de gebruiker of andere e-mailadressen.
